Harmonics en Microsoft 365
Hebben jullie een sociaal intranet, maar werken jullie (binnenkort) ook met de Microsoft 365-omgeving. Of werken jullie nu met Sharepoint, Teams en OneDrive en willen jullie een laagdrempelige manier om collega's bij informatie te betrekken? Ontdek de mogelijkheden van een integratie tussen een sociaal intranet op basis van Harmonics en de MS365-suite.
Laagdrempelig en productief
Een sociaal intranet helpt mensen vinden en verbinden. Tegelijkertijd vergroot het de persoonlijke productiviteit door laagdrempelig toegang te bieden tot andere systemen. Zo wordt het intranet de centrale plek voor informatievoorziening. De combinatie van Harmonics en Microsoft 365 stimuleert laagdrempelig samenwerken, ontmoeten en ontsluiten.
Wat zijn de verschillen tussen MS365 en een sociaal intranet?
Om de krachten van beide producten te verkennen, is het ook belangrijk de verschillen tussen Harmonics en MS365 toe te lichten. Vanuit ons perspectief zit dat vooral in hoe en waarvoor (door)ontwikkeld wordt. Beide softwaresystemen kunnen dienen als document management system en als intranet. Echter, het zwaartepunt is anders: Microsoft is ontwikkeld voor het structureren van documenten en taakgericht werk. Het is complex en ontwikkeld voor orde, waarbij samenwerken in een document efficiëntie vergroot en foutgevoeligheid wegneemt. Harmonics ontwikkelen wij voor mensen; voor samen meer bereiken. Door een intuïtieve interface, relevante context en de mogelijkheid om bredere gesprekken te voeren om documenten heen.
Door Microsoft 365 te integreren in een sociaal intranet op basis van Harmonics benut je de voordelen van beide systemen optimaal.
De voordelen van een MS365-integratie voor een sociaal intranet
1. Vindbaarheid van informatie vergroten
Een veelgehoorde opmerking over Microsoft 365 en SharePoint is dat collega’s door de bomen het bos niet meer zien. Met de integratie van MS365 in Winkwaves Harmonics ontsluit je documenten op een logische en vindbare plek in een laagdrempelig sociaal intranet. Hierdoor voorkom je dat collega’s verdwalen in een oerwoud van concepten, archiefstukken en gedateerde bestanden. Via één portaal vinden ze de documenten die voor hen belangrijk zijn, voorzien van context, herzieningen en status. Waarbij het bronbestand geborgd blijft in de Microsoft-omgeving.
Eenvoudig documenten toevoegen
Het toevoegen van documenten doe je eenvoudig via de knop ‘voeg document toe’ in de editor. Naast je lokale opslag, kun je hier ook kiezen voor alle locaties in de MS365-omgeving waar jij toegang tot hebt.
Op één plek zoeken en vinden
Door documenten vanuit SharePoint en OneDrive te delen via Harmonics wordt deze informatie ontdekkend vindbaar. Vanuit groepen, bijdragen en gerelateerde content worden documenten ontsloten. Daarnaast kunnen collega’s met een zoekopdracht binnen Harmonics ook alle toegevoegde documenten vanuit Teams, SharePoint en OneDrive doorzoeken. Uiteraard volledig gepersonaliseerd en rekening houdend met rechten.
Tip! Naast Microsoft 365 kunnen ook andere zoekbronnen gekoppeld worden, bijvoorbeeld aan Zenya. Zo hebben collega's vanuit één plek heldere toegang tot alle voor hen beschikbare informatie.
2. Slim online en hybride evenementen organiseren
De integratie met Microsoft Teams helpt om online of hybride bijeenkomsten nog beter te organiseren. Bij het aanmaken van een evenement kun je direct aanvinken dat er deze ook in Teams wordt aangemaakt.
Nadat iemand zich aanmeldt voor een evenement via Harmonics, ontvangt diegene automatisch een agenda-uitnodiging via e-mail. Met de integratie kunnen collega’s ook direct vanuit het intranet deelnemen aan een vergadering. Dit doen ze door in het evenement op de knop ‘deelnemen’ te klikken.
In Harmonics kun je direct zien wie de andere deelnemers zijn, hun profielen bekijken en contact opnemen via de Teams-buttons voor bellen en videobellen.
MS Stream video’s kunnen toegevoegd worden aan bijdrages of in een video-widget op een start- of groepspagina getoond worden.
Collega’s snel gevonden én gebeld via Wie is Wie
Deze integratie maakt het ook mogelijk om vanuit de Wie is Wie direct te bellen met collega’s. Een-op-een chatten gaat via Harmonics, voor bellen of videobellen klik je op de buttons en start je direct een gesprek via Teams.
3. Tegelijkertijd samenwerken aan documenten
Harmonics is gericht op het maken en delen van kennis in cocreatie; het platform stimuleert interactie, meedoen en bijdragen. De integratie met Microsoft 365 brengt het grootste voordeel van dat product naar Harmonics: tegelijkertijd samenwerken aan gedeelde documenten.
Hiermee voorkom je eindeloos heen en weer mailen, versiebeheer en tegenstrijdige informatie. Hoe dat werkt?
- Gebruik MS365 om gedoseerd en specifiek opmerkingen, suggesties en wijzigingen te plaatsen én te verwerken
- Benut Harmonics om context en verwachtingen bij het document te delen. Op welke inbreng zit je te wachten? Wie betrek je in het proces? Vind en maak gebruik van de juiste experts binnen je organisatie en verbeter informatie.
4. Persoonlijke productiviteit verhogen
Elke deelnemer binnen Harmonics heeft een persoonlijke pagina, oftewel ‘mijn werkplek’. Door te integreren met Microsoft 365 krijgen medewerkers hier ook toegang tot hun persoonlijk Outlook agenda en inbox. Ze zien in één oogopslag of er aankomende evenementen of nieuwe berichten zijn. Daardoor wordt Harmonics de overzichtelijke ingang naar verschillende taakgerichte systemen.
Altijd en overal bereikbaar
Harmonics is volledig responsive, hierdoor heb je op elk apparaat een optimale beleving. Dit geldt ook voor onze MS365-integratie. Zoek, vind en open documenten vanaf elke plek via elk apparaat en op elk moment.
5. Combineer met Single Sign On voor extra gemak
Om alle vruchten te plukken van persoonlijke en gedeelde productiviteit combineer je de MS365-integratie met Single Sign On. Daarmee worden mensen vanuit één systeem geïdentificeerd en geautoriseerd, waardoor ze vervolgens snel toegang hebben tot alle benodigde informatie en systemen.
Hoe zit dat?
Wanneer een deelnemer via Harmonics naar een gelinkte Microsoft-applicatie wil gaan, vraagt het systeem automatisch een losse token aan. Die slaan wij dan op voor deze deelnemer. Wanneer je Single Sign On inzet, wordt de authenticatie van deze persoon centraal geregeld en logt diegene met één set aan gegevens in bij alle gekoppelde applicaties.
Veiligheid, rechten en vinkjes
Een persoonlijke integratie: deelnemers zien alleen documenten en informatie waartoe zij de rechten hebben. Dit geldt voor tonen, lezen, suggesties toevoegen en bewerken. Data binnen Harmonics wordt gehost op fysieke servers in eigen beheer op Nederlands grondgebied. Lees meer over veiligheid en informatiebeveiliging van Harmonics.
Ervaar hoe het werkt
We laten graag zien hoe het werkt. Of jullie nu een bestaand intranet willen verrijken met MS365, jullie Microsoft-omgeving laagdrempelig willen ontsluiten via een sociaal intranet óf überhaupt nog aan het verkennen zijn wat de beste oplossing voor jullie organisatie is. In een demo nemen we je mee in de mogelijkheden van Harmonics en onze integratie met MS365, zo ontdek je vrijblijvend hoe dit voor jullie organisatie kan werken.