Harmonics als systeem voor kennismanagement
De plek voor vindbare informatie, continue kennisdeling en altijd actueel
Kennismanagement is meer dan alleen het opslaan van informatie: het is kennis borgen, uitwisselen en verrijken. Alleen daarmee blijft kennis vindbaar, betrouwbaar en actueel. Met Winkwaves Harmonics organiseer je kennis, informatie en ervaringen op een laagdrempelige manier, geoptimaliseerd voor vindbaarheid, gebruik en ontwikkeling.
Wat is kennismanagement?
Kennismanagement bestaat uit verschillende fases, van kennis creëren tot beheren en actualiseren. Het vraagt om strategie, tools, informatie en mensen. Een strategie geeft kaders: welke kennis hoort in de kennisbank en welke ook niet? Een goede tool helpt je om eenvoudig kennis te delen en te beheren, zodat wat er in de kennisbank staat vindbaar en actueel is. Informatie, of kennisitems, is de content waaromheen mensen zich verzamelen. Deze vormt het onderwerp van gesprek, tussen experts of professionals op een specifiek onderwerp. Doordat mensen zich bezighouden met kennis, ontwikkelt deze kennis zich door. Succesvol kennismanagement beslaat dus het totaal van tool, kennis, mensen en strategie.
Waarom is kennismanagement belangrijk?
Veel organisaties draaien tegenwoordig op kennis, ook wel menselijk kapitaal genoemd. Kennismanagement is een manier om die kennis vast te houden, over te dragen en in te zetten om doelen te bereiken. Een kennismanagementsysteem voorkomt kennisverlies, verhoogt effciëntie en stimuleert innovatie. Want, doordat kennis bewaard wordt binnen een organisatie is het voor anderen te raadplegen en benutten, daarmee ontketen je collectieve intelligentie en beperk je foutgevoeligheid. Bovendien helpt kennis bij besluitvorming en het bepalen van de strategische koers van organisaties.
Een online platform voor kennisdeling en kennismanagement
Met een online platform kun je kennis makkelijker en op grotere schaal delen en uitwisselen. Door mensen te betrekken creëer je een steeds groeiende kennisbank, waar interactie bijdraagt aan de content en context. Als kennismanagementsysteem heeft Harmonics alle functionaliteiten die te vinden zijn op de functionaliteitenpagina. Waarbij de beh eeropties, onze zoekmachine, metadata en trefwoorden, rechtenstructuren en sjablonen extra relevant zijn voor kennismanagement.
Harmonics faciliteert de complete kenniscyclus
Kennisontwikkeling en beheer werkt vaak volgens een cyclus: van verwerven (creëren), naar vastleggen (en valideren), naar gebruiken (ermee interacteren), naar verrijken of archiveren. Een kennismanagementsysteem op basis van Harmonics ondersteunt de hele cyclus met handige functionaliteiten.
Creëren, vastleggen en valideren
Tijdens het aanmaken van kennisitems pas je direct opties toe om kwaliteit en borging te optimaliseren.
Voor het aanmaken van kennisitems maak je gebruik van een uitgebreide editor die lijkt op wat je van een standaard tekstverwerker gewend bent. Je kunt onder andere kopstructuren en opmaak toevoegen, linkjes en afbeeldingen invoegen en een automatische inhoudsopgave genereren. Daarnaast kun je kennisitems verrijken met bijlagen, zoals documenten, presentaties, afbeeldingen en video's vanaf je computer of bijvoorbeeld uit een gedeelde MS365-omgeving.
Al voor publicatie kun je nadenken over de vindbaarheid en bruikbaarheid van informatie. Daarom bieden wij:
- Sjablonen om kennisitems volgens een vaste structuur of opbouw te creëren.
- Metadata zoals groep en trefwoorden om informatie gecategoriseerd te ontsluiten en vindbaar te maken op thema, type of onderwerp.
- Beheeropties zoals status, publicatiedatum, herzieningsdatum en eventuele archiveerdatum.
Bovendien maak je kennis vaak niet alleen, daarom ondersteunen we samenwerken aan kennis in groepen of in specifieke bijdragen. Met een flexibele en uitgebreide rechtenstructuur zo bepaal je de lees- en publicatierechten.
Ontsluiten en gebruiken
Kennis creëert pas waarde wanneer het vindbaar wordt ontsloten. In Harmonics maak je kennis vindbaar en bruikbaar door content dynamisch te tonen op verschillende pagina's via combinaties van groep(en) en trefwoord(en).
Zoeken en vinden kan op twee manieren: navigerend via groepen, alfabetische begrippenlijsten en gerelateerde content of via de full-text zoekmachine met stapelbare filters en sorteeropties. Vervolgens kunnen deelnemers de kennis lezen, waarderen, erop reageren en bijvoorbeeld op een leeslijst zetten voor later. Ook is het mogelijk om kennisitems te tippen (delen) met specifieke mensen of groepen of ze te versturen in een nieuwsbrief.
Herijken en verrijken
Om een kennismanagementsysteem voor lange termijn actueel en gebruiksvriendelijk te houden, is het belangrijk om content periodiek te herijken en verrijken. Bijvoorbeeld door waardevolle vragen of toegingen vanuit reacties te verwerken in de content. Het verbeteren van kennisitems wordt gestimuleerd met automatische herzieningsdata, waarmee je een seintje krijgt wanneer jouw content toe is aan een update. Deze wijzigingen zijn altijd terug te vinden in de versiehistorie. En wanneer een bijdrage niet meer relevant is, is er ook de optie om te archiveren.
Mensen en kennis
Een online kennisbank of kennismanagementsysteem valt of staat met mensen. Want het zijn mensen die kennis aanleveren, mensen die kennis bevragen en mensen die hun ervaringen of voortschrijdende inzichten delen. Zij zorgen dat kennis waarde krijgt en behoudt. Daarom zit in het platform ook een Wie is wie, waarin rollen, functies en expertises toegevoegd kunnen worden. Deelnemers kunnen deze Wie is wie ook doorzoeken en resultaten filteren om snel de juiste expert te vinden.
Benieuwd hoe kennismanagement jouw organisatie verrijkt?
We vertellen je graag meer over de mogelijkheden van Harmonics voor jouw organisatie. Neem contact op via het contactformulier!
Neem contact op
Wil je weten wat Winkwaves Harmonics voor jou kan betekenen? Laat je gegevens achter en wij nemen contact met je op. Bijvoorbeeld voor een goed (online) gesprek of een demo.