Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 13 oktober 2026 — vervangt de versie van 29 augustus 2024.

Wij van Winkwaves geloven dat de wereld beter wordt als je de menselijkheid in de werkende wereld vergroot. Dat is waarom wij mensen en organisaties activeren om met onze software en consultancy samen sterker en succesvoller te worden. En waar het gaat over mensen, gaat het ook over privacy. Op deze pagina leggen we uit hoe wij omgaan met het verwerken van persoonsgegevens voor verschillende diensten. Weet hierbij dat wij privacy net zo belangrijk vinden als jij. Daarom gaan we zorgvuldig en verantwoord om met de gegevens die je bij ons achterlaat.

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verzamelen en met welk doel. Heb je vragen over wat je leest of wil je een beroep doen op je privacyrechten? Neem dan contact met ons op via privacy@winkwaves.com.

Doeleinden: waarom verzamelen en verwerken we jouw persoonsgegevens?

Welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hangt af van de situatie. Bijvoorbeeld of je alleen iets downloadt op onze website of je een profiel hebt aangemaakt op een van onze platformen. Denk aan de volgende situaties: 

• Je bezoekt onze website 
• Je downloadt content of vult een contactformulier in 
• Je solliciteert of werkt bij Winkwaves (wat leuk!) 
• Je meldt je aan voor onze nieuwsbrief 
• Je meldt je aan voor of bezoekt een van onze evenementen
• Je wordt klant of maakt gebruik van een Winkwaves Harmonics platform 
• Je stelt een vraag aan ons supportteam of stuurt een mail naar ons 

Ben je klant van Winkwaves of deelnemer op een Winkwaves Harmonics platform? Dan verwijzen we je graag naar de privacypagina binnen het platform voor actuele informatie en toelichting over de verwerking van persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je contact legt via onze website, e-mail of telefoon, verwerken we afhankelijk van het doel de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam 
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer 
• Functietitel 
• Organisatie 
• IP-adres, wanneer je contact hebt met ons supportteam
• Beeldmateriaal, bijv. profielfoto’s of materiaal van beveiligingscamera’s of evenementen 
• Eventuele dieetwensen of allergieën bij evenementen (alleen met jouw toestemming)
• Informatie uit cookies en soortgelijke technieken 
• Voor medewerkers en sollicitanten verwerken we ook BSN, financiële gegevens, geboortedatum, opleidingsachtergrond en werkverleden 

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. We raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Vermoed je dat wij zonder die toestemming persoonsgegevens hebben verzameld over een minderjarige? Neem dan contact met ons op via privacy@winkwaves.com, dan verwijderen we deze informatie. 

Grondslagen: op basis waarvan verwerken wij jouw persoonsgegevens?

• Uitvoering van een overeenkomst: voor het leveren van onze diensten of in aanloop daarnaartoe, bijvoorbeeld voor het uitbrengen van offertes of het toesturen van informatie op jouw verzoek 
• Wettelijke verplichting: voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het bijhouden van administratie en financiële gegevens. 
• Toestemming: wanneer je toestemming geeft om gegevens te verwerken, bijvoorbeeld omdat je je aanmeldt voor de nieuwsbrief of lid wordt van een Winkwaves Harmonics platform.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld om ons pand en onze platforms te beveiligen of onze dienstverlening te verbeteren 

Verwerken wij jouw persoonsgegevens op basis van toestemming? Dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken. Daarna verwerken we je persoonsgegevens niet meer, tenzij er (ook) een andere grondslag is om je gegevens te verwerken.

Bewaartermijn

Hoe lang we je persoonsgegevens bewaren is afhankelijk van het doel van de verwerking en de wettelijke verplichting. We bewaren persoonsgegevens zolang dit nodig is voor het uitvoeren van het doel of zolang vereist wordt door wettelijke verplichting.

In het geval van een sollicitatieprocedure hanteren wij de gangbare bewaartermijn van vier weken of zolang de sollicitatieprocedure duurt. 

Delen van persoonsgegevens met derden en doorgifte buiten de EU/EER 

Winkwaves verkoopt jouw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met partijen die jouw gegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Winkwaves blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. 

Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Worden persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, dan zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of certificering onder het EU-US Data Privacy Framework.

Systemen voor verwerking 

Winkwaves gebruikt de volgende programma's/systemen voor de verwerking van persoonsgegevens: 

• Pipedrive als CRM-systeem, bekijk de privacyverklaring van Pipedrive 
• Laposta wanneer je je abonneert op onze nieuwsbrief 
• Zendesk wanneer je als klant contact hebt met ons supportteam

Cookies en vergelijkbare technieken 

Winkwaves gebruikt functionele, analytische en marketingcookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Daarnaast kunnen we vergelijkbare technieken gebruiken, zoals pixels of scripts. Waar we in deze verklaring “cookies” schrijven, bedoelen we ook deze technieken. Functionele cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Analytische cookies gebruiken we om inzicht te krijgen in hoe bezoekers de website gebruiken, zodat we de website kunnen optimaliseren. Marketingcookies gebruiken we om onze marketing beter af te stemmen op onze bezoekers. Deze cookies plaatsen we alleen als je daar toestemming voor geeft. Je kunt je keuze altijd aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

Zo beveiligen wij persoonsgegevens

Winkwaves neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Winkwaves is hiervoor ISO 27001-gecertificeerd. Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact op via privacy@winkwaves.com.

Geautomatiseerde besluitvorming 

Winkwaves neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen, zonder dat daar een mens tussen zit.

Jouw rechten: gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Winkwaves, en heb je recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van je hebben in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie te sturen. 

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraagbaarheid, intrekking van toestemming of bezwaar sturen naar privacy@winkwaves.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen wij je vragen om een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onleesbaar, ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek. 

Winkwaves wijst je er ook op dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via: autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons 

Links naar derden

Winkwaves is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites, organisaties of bronnen. Wanneer je via een van onze websites doorklikt naar een site, applicatie of plug-in van een derde partij, is het mogelijk dat deze partij informatie over je verzamelt, verwerkt en deelt met anderen. Hier hebben wij geen controle over, daarom raden we je aan om altijd de privacyverklaring van deze organisaties te raadplegen als je hier gebruik van maakt.

Contact

Voor vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens of om een van je rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via privacy@winkwaves.com. Via dit adres bereik je ook onze functionaris gegevensbescherming (FG).

Datum en actualiteit

Deze verklaring is gedateerd op 13 oktober 2026 en vervangt de versie van 29 augustus 2024. Een actuele verklaring is altijd te vinden op deze pagina (https://winkwaves.com/privacyverklaring).