SharePoint vs. sociaal intranet: hoe kies je het juiste intranetplatform?

Gebruik je al een SharePoint intranet of overweeg je er een? Dan vraag je je misschien af wat het je biedt en wanneer het tijd is om verder te kijken. Wat je kiest heeft invloed op je interne communicatie: hoe collega's informatie vinden, met elkaar communiceren en samenwerken. In dit artikel lees je hoe je kiest tussen een SharePoint intranet en een sociaal intranet, en waarom je ze ook naast elkaar kunt gebruiken.

Kun je SharePoint als intranet gebruiken?

Of je SharePoint, onderdeel van Microsoft 365, als intranet kunt gebruiken, hangt af van wat je ermee wilt bereiken. Wat je wilt bereiken bepaalt welke functionaliteiten je nodig hebt, en daarmee ook of SharePoint, een gespecialiseerd sociaal intranet of een combinatie van beide bij je past.

Wat wil je met je intranet bereiken?

Een intranet begint wat ons betreft niet met de vraag 'welke software heb je nodig?', maar met de vraag 'wat wil je met jouw intranet bereiken?'. Die vraag is minder simpel dan hij lijkt. Misschien wil je vooral dat medewerkers op de hoogte blijven van wat er speelt en relevant nieuws te zien krijgen. Of wil je dat ze zich meer verbonden voelen met elkaar en met de organisatie. Waarschijnlijk herken je van allebei iets, en juist daarom helpt het om hier eerst bij stil te staan.

Wij kijken hiernaar vanuit 6 ambities, daarvoor hebben wij een ambitiemodel ontwikkeld. Van 'de basis op orde' tot een 'lerende en lenige organisatie'. Het ambitiemodel kun je toepassen op zowel een kleine als grote organisatie.

De eerste drie niveaus gaan vooral over een rationeel en efficiënt intranet, terwijl de laatste drie met name gaan over menselijkheid, betekenis en verbinding. De niveaus sluiten elkaar niet uit, ze kunnen los van elkaar of tegelijkertijd bestaan. Hieronder leggen we ze uit, zodat je herkent welke niveaus bij je passen en wat dat voor je intranet betekent.

Niveau 1: de basis op orde

Collega's moeten kunnen vertrouwen op nieuws en informatie die klopt en actueel is. Daarvoor heb je pagina's, nieuws en documenten nodig, zoals je die in een contentmanagementsysteem (CMS) en dus ook in een SharePoint intranet vindt.

Net zo belangrijk is dat je je content slim ontsluit en goed onderhoudt. Daar helpt een gespecialiseerd intranet zoals Winkwaves Harmonics je beter bij. Zo houd je in Winkwaves Harmonics met rechten controle over wie toegang heeft en wie wat mag beheren.

Je organiseert je content in een gespecialiseerd intranet zoals Winkwaves Harmonics. Daarin maak je bijdragen aan, zoals nieuwsberichten of ideeën die collega's delen, en evenementen met metadata zoals trefwoorden, locatie of tijdstip. Daarnaast kun je groepen aanmaken per thema, afdeling of functie.

Zo regel je ook je documentmanagement: aan bijdragen en bijgevoegde documenten geef je een herzieningsdatum of een formeel label, bijvoorbeeld bij de fietsplanregeling. Zo zien collega's meteen dat het om belangrijke informatie en een officiële regeling van de organisatie gaat. Doordat alles geordend en gelabeld is, kun je verouderde content gericht opruimen, met de hand of in bulk. Dat houdt je basis op orde.

Niveau 2: goed geïnformeerde collega's

Een (nieuws)bericht naar iedereen sturen is niet hetzelfde als collega's goed informeren. Wat voor de één relevant is, is voor de ander ruis. Met een intranet kun je je interne communicatie dan ook verbeteren door niet méér te sturen, maar relevanter te informeren. In niveau 2 gaat het daarom om persoonlijke relevantie, vindbaarheid en een breed draagvlak in de organisatie.

In Winkwaves Harmonics kun je daarom personaliseren, zowel vanuit de organisatie als door medewerkers zelf. HR, IT, afdeling Communicatie, of iedere andere collega met de juiste rechten kan bepalen wat er voor een groep of team zichtbaar is, en een medewerker kan zelf kiezen wat er op de eigen startpagina staat. Daarnaast kan iedereen een eigen werkplek aanmaken voor een persoonlijk overzicht met uitgelichte items. Ook kun je er ideeën bewaren die niet voor iedereen relevant zijn.

Met een dynamische widget bepaal je wat je wilt tonen (en wat juist niet) en hoe je het wilt weergeven, bijvoorbeeld met of zonder foto. Beeld spreekt soms meer aan dan enkel tekst en bereikt zo meer collega’s. Zoals bij niveau 1 al genoemd, zorgen metadata zoals trefwoorden ervoor dat informatie op de juiste plekken vindbaar is. Ook een logische navigatie helpt daarbij. Winkwaves Harmonics is ontworpen met oog voor gebruiksvriendelijke navigatie, met ruimte voor aanpassingen die passen bij jouw organisatie. Als homepage kun je een organisatiebrede pagina kiezen, maar ook de groepspagina van een afdeling.

Welke functionaliteiten verder passen, bepalen we samen met jou, op basis van de ambities van jouw organisatie. Zo kun je een kalender tonen met alle organisatiebrede evenementen, waarop collega’s ook kunnen filteren op de evenementen waarvoor ze zich hebben aangemeld. Een wie-is-wie (of smoelenboek) maakt collega's vindbaar, bijvoorbeeld op naam en expertise.

Dankzij de integratie met Microsoft Teams start je vanuit het profiel direct een chat, gesprek of videogesprek. In het groepenoverzicht zie je welke groepen er zijn. Van besloten groepen zie je alleen de naam, tenzij je zelf toegang tot de groep hebt.

Niveau 3: goed gefaciliteerde collega's

Waar vind ik die regeling, in welk systeem moet ik zijn en met welk account log ik daar in? Dat is lastig en kost collega's niet alleen tijd, maar ook energie, en dat drukt hun productiviteit. Zijn ze goed gefaciliteerd, dan hebben ze alles bij de hand om hun werk te doen. In de ideale situatie vinden ze alles binnen één omgeving: de digitale werkplek waar ze hun dag beginnen en waar ze steeds naar terugkomen.

In Winkwaves Harmonics bundelen we daarvoor de systemen waarmee jullie werken. Het integreert met meer dan 300 systemen, ook buiten de Microsoft-omgeving. Denk aan HR-software zoals AFAS of Visma, ticketsystemen zoals Topdesk en een Learning Management Systeem (LMS) zoals InfoLearn, waarin je bijvoorbeeld ziet hoe ver je bent met een verplichte opleiding. Staat een van jouw systemen er niet bij, dan kijken we of we de koppeling kunnen ontwikkelen.

Met Single Sign-On (SSO) log je één keer in. En zoals bij niveau 2 al genoemd, start je vanuit het profiel direct een gesprek in Microsoft Teams. Werk je niet achter een bureau, dan heb je jullie intranetomgeving via de mobiele app ook altijd bij de hand, inclusief meldingen en Microsoft-applicaties.

Je hoeft hiervoor niet te kiezen tussen Microsoft 365 of een SharePoint intranet en een gespecialiseerd sociaal intranet zoals Winkwaves Harmonics. Je kunt ze naast elkaar gebruiken, want de systemen ondersteunen elkaar. Ons platform koppelt met de Microsoft-apps die je gebruikt, dus wat je al hebt blijft gewoon bestaan.

Niveau 4: betrokken en meedenkende collega's

Betrokkenheid en meedenken kun je niet afdwingen, wel stimuleren. Wij zien het als iets wat je opbouwt met interactie, gestructureerde kennisopbouw en borging. Ruimte om mee te denken en invloed uit te oefenen kan bijdragen aan die betrokkenheid. Dat kan laagdrempelig: in Winkwaves Harmonics kun je op berichten reageren, reacties liken en bijdragen uitlichten om meer collega's te bereiken.

Ook kennis kan zo samen ontstaan en groeien. In ons platform kun je een document uit SharePoint koppelen aan een bijdrage, met trefwoorden en, als die er zijn, verschillende versies. Zo creëer je structuur en bied je medewerkers de mogelijkheid om op een centrale plek te reageren met hun ervaring, mening, ideeën of voorbeelden. Door specifieke collega's of groepen te tippen, betrek je gericht de juiste personen. Hierdoor kan een idee uiteindelijk een plek krijgen in beleid en krijgt meedenken zichtbaar betekenis.

Nieuwsgierigheid en plezier kunnen betrokkenheid aanwakkeren. Jeugdhulporganisatie Level merkte dat collega’s vooral lazen wat ze interessant vonden, waardoor andere relevante berichten aan hun aandacht ontglipten. Een aftelkalender, elke dag een verrassing, bracht zo specifieke campagnes en belangrijke momenten onder hun aandacht. Meedoen werkt het best als collega's het zelf willen. In het artikel over online participatie lees je vier principes waarmee je ze uitnodigt om online mee te doen.

Niveau 5: elkaar versterkende collega's

Wil je collega’s die elkaar versterken? Dat vraagt erom dat je elkaars kennis en ervaringen benut en samenwerkt. Wat de een weet en deelt, kan de ander verder brengen. Zo vullen inzichten elkaar aan, groeit kennis, werk je efficiënter en lever je beter werk.

Wij noemen dit verbonden en volgbaar 'samen werken', ook wel ‘working out loud’ (WOL). Het gaat dus niet alleen om samenwerken, waarbij je afspraken maakt en taken verdeelt, maar om 'samen werken': je doet het echt samen en bouwt voort op elkaars werk. Dat kan bijvoorbeeld in een groep per afdeling, thema, project of samenwerkingsverband, maar ook organisatiebreed. Je werk blijft dan niet verstopt in eigen notities, e-mails of berichten via Teams, maar is zichtbaar voor de juiste mensen op de juiste plek. Zo sta je er niet alleen voor, maar versterk je elkaar.

Een doordachte inrichting en structuur helpt daarbij, net als afspraken die jullie onderling maken. In Winkwaves Harmonics kun je bijvoorbeeld widgets maken die collega’s uitnodigen om vragen te stellen of ideeën en bevindingen te delen. Daarnaast kun je zichtbaar maken dat een plan, tekst of idee nog in ontwikkeling is: wij zetten daarvoor bijvoorbeeld ‘WIP’ (work in progress) in de titel. Zo is direct duidelijk dat het nog groeit en dat meedenken welkom is.

Werk je samen aan documenten of andere bestanden in SharePoint of OneDrive, dan kan dat zo blijven: zoals bij niveau 4 al genoemd, koppel je documenten eenvoudig aan een bijdrage in Winkwaves Harmonics.

Niveau 6: lerende en lenige organisatie

Een lerende en lenige organisatie ontstaat als collega’s niet alleen meedenken, maar ook zelf iets in gang kunnen zetten: een idee aandragen, een initiatief starten, de gangmaker zijn. Dat vraagt om veel plekken op je platform waar dat kan, en om collega’s te laten merken dat je dat waardeert. Zo kan een collega eigenaarschap nemen over een thema of vraagstuk en daarin expert en aanspreekpunt worden. Ook nieuwe collega’s ervaren dan dat hun kennis en ervaring ertoe doen, en hun inbreng zorgt voor nieuwe ideeën en inzichten waar anderen weer op voortbouwen. Dat begint al bij het inwerken: hoe je het intranet daarvoor inzet, vind je in ons artikel over onboarding via het intranet. Zo maak je je organisatie wendbaarder en blijf je leren en meebewegen met wat er verandert.

SharePoint, Teams, OneDrive en Viva Engage zijn losse applicaties met elk hun eigen doel, en dat maakt initiatief nemen lastiger: waar start je als collega, en hoe zorg je dat anderen het zien en meedenken? Dat beperkt ook je wendbaarheid. In Winkwaves Harmonics kun je dat samenbrengen in één platform dat je inricht naar jouw ambities: per afdeling, per team, per thema of een combinatie daarvan, ook dwars door de organisatiestructuur heen.

En als klant van Winkwaves hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. Onze ervaren consultants denken met je mee, en van andere organisaties met dezelfde ambitie leer je hoe zij het aanpakken. Via Coco, ons klantcommunityplatform, kun je met hen sparren.

Een mooi voorbeeld uit onze praktijk is het Rijksvastgoedbedrijf. Daar maakten ze de stap van kennis per afdeling naar kennis per thema. Het resultaat? Collega’s vinden sneller de juiste informatie en het platform heeft zijn plek veroverd binnen de organisatie.

Rondetafel 19 november: een intranet dat past bij je ambities én bij Microsoft 365

De niveaus in het ambitiemodel versterken elkaar: een intranet is meer dan nieuws op orde hebben of collega’s laten reageren, de kracht zit in de wisselwerking tussen al deze ambities.

Wil je meer weten over het model, en over hoe een sociaal intranet past bij wat je al hebt en wat het voor jouw organisatie kan betekenen? Kom dan naar onze rondetafel sociaal intranet op donderdag 19 november 2026 in Den Haag. In een kleine groep vakgenoten deel je visie, praktijkvoorbeelden en ervaringen, samen met René Jansen. Zo krijg je nieuwe inzichten en concrete handvatten. 

Meld je aan: het aantal plaatsen is beperkt.

Hoe zorg je dat medewerkers het intranet ook echt gebruiken?

Een intranet dat medewerkers echt gebruiken, creëer je dus door te beginnen bij je ambities: die bepalen hoe je het inricht. Wil je vooral goed geïnformeerde collega’s, dan kies je een andere inrichting dan wanneer je vooral betrokken medewerkers wilt. Ze hoeven elkaar niet uit te sluiten: wij zien ze juist het liefst naast elkaar, want ze versterken elkaar.

Wijs daarna communitymanagers aan en maak afspraken over wat je wilt bereiken en hoe je het inricht en beheert. Daarbij begeleiden onze ervaren consultants je, van strategie tot adoptie: meer hierover vind je op onze pagina over implementatie en adoptie. Hoe je een sociaal intranet zo goed mogelijk inricht, lees je op onze pagina over sociaal intranet. Voor de inrichting kun je beginnen met een van onze templates als basis.

Geen tijd voor communitymanagement is geen excuus: één uur per week communitymanagement kan namelijk al het verschil maken, zoals Marcel, de aanjager van Paco, de partnercommunity van DE STAP, liet zien met een challenge van acht weken. Begin niet bij nul, maar wakker bestaande vlammetjes aan en stimuleer eigenaarschap door collega’s te ondersteunen die zich voor een thema of onderdeel willen inzetten. Vraag collega’s regelmatig wat ze graag gebruiken en wat ze missen, want een intranet is nooit af.

Hoe werkt Winkwaves Harmonics samen met Microsoft 365 en andere systemen?

Is het een of-vraag of een en-vraag? Het is een en-vraag: Microsoft 365 en Winkwaves Harmonics versterken elkaar, en wat je al hebt blijft bestaan. Zo koppel je documenten uit SharePoint of OneDrive aan een bijdrage op Winkwaves Harmonics, start je vanuit het profiel van een collega een chat of videogesprek in Teams en komt een evenement waarvoor je je aanmeldt in je Outlook-agenda, als je dat als organisatie hebt ingesteld. Werk je met Google Workspace of andere systemen? Ook daarvoor bieden we koppelingen. Een overzicht van alle integraties vind je op onze integratiepagina. Hieronder lees je welke aandachtspunten meewegen.

Wat weegt mee bij de keuze voor een intranet?

Heb je helder wat je met je intranet wilt bereiken? Dan helpen de volgende aandachtspunten je bij de keuze. Wil je je eisen verder uitwerken? Lees dan onze 6 inkooptips en vraag het uitvraagtemplate sociaal intranet aan. Daarmee breng je de behoeften, ambities en aandachtspunten van je organisatie helder in kaart. Tip: lees ook de 5 succespijlers voor een sociaal intranet.

Gebruik en betrokkenheid

Voor wie moet het intranet waarde hebben, en hoe merk je of collega’s het gebruiken? Wij zien het liefst dat iedere medewerker kan bijdragen, dus kijk ook hoeveel ruimte een oplossing collega’s geeft om mee te doen. Zorg daarnaast dat je weet welk inzicht in het gebruik je krijgt, en wat je ermee doet.

Inrichting, beheer en begeleiding

Elke aanpak vraagt inzet. Wie richt het intranet in en beheert het, welke taken horen daarbij, hoeveel tijd en kennis kost dat, en welke ondersteuning is er tijdens de implementatie en daarna? Winkwaves begeleidt je van implementatie tot doorontwikkeling.

Bestaande systemen en integraties

Bepaal wat moet blijven werken, welke informatie en hulpmiddelen collega’s in één omgeving willen vinden en kies welke koppelingen met andere systemen je nodig hebt.

Veiligheid en digitale soevereiniteit

Waar staan je gegevens, wie heeft toegang, wie beheert ze en welke beveiliging en normen gelden? Afhankelijk van je afspraken met Winkwaves kun je kiezen uit verschillende hostingopties: in de cloud op eigen servers van Winkwaves in Nederland, bij een Europese partij onder Europese wet- en regelgeving, of in het datacentrum van je eigen organisatie. Winkwaves is ISO 27001-gecertificeerd voor de ontwikkeling en levering van Winkwaves Harmonics, voldoet aan de BIO2 en sluit een verwerkersovereenkomst af voor de AVG. Voor de ene organisatie weegt beveiliging zwaarder dan voor de andere. Meer hierover lees je op onze pagina over veiligheid en AVG.

Veelgestelde vragen over een SharePoint intranet en een gespecialiseerd intranet

Heb je nog vragen over het kiezen tussen Microsoft 365, SharePoint en een sociaal intranet? Hieronder beantwoorden we de vragen die organisaties ons vaak stellen.

Wat is het verschil tussen SharePoint en een sociaal intranet?

SharePoint is onderdeel van Microsoft 365 en biedt onder andere pagina’s, nieuws en documentbeheer. Een gespecialiseerd sociaal intranet zoals Winkwaves Harmonics brengt informatie, interactie, samenwerking, kennisdeling en koppelingen met andere systemen samen in één omgeving, en kan een alternatief voor SharePoint zijn of er een aanvulling op. Wat het beste past, hangt af van je ambities. Wij zien dat een SharePoint intranet niet elk niveau van het ambitiemodel even goed en gebruiksvriendelijk ondersteunt.

Moet SharePoint weg als je een sociaal intranet kiest?

Nee. Je kunt beide naast elkaar gebruiken. Winkwaves Harmonics koppelt met de Microsoft-apps die je gebruikt, dus wat je al hebt blijft bestaan. Ook documenten uit SharePoint kun je in een sociaal intranet zoals Winkwaves Harmonics gebruiken.

En hoe zit het met Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook en andere Microsoft 365-onderdelen?

Microsoft 365 bestaat uit meerdere onderdelen met elk hun eigen doel: Teams voor chat en vergaderen, Outlook voor e-mail en agenda, OneDrive voor persoonlijke bestanden (zoals documenten en presentaties uit Word, Excel, PowerPoint en meer) en Viva Engage voor gesprekken en communities. De vraag is dus niet welk onderdeel het beste is, maar welke mogelijkheden je wilt samenbrengen en hoe medewerkers ze gebruiken. Wij zien dat collega's soms twijfelen: wat doe ik waar? Winkwaves Harmonics biedt de functies geïntegreerd en laagdrempelig aan, zodat ook medewerkers met minder ICT-kennis overzicht houden. Daarbij kun je de Microsoft 365-onderdelen die voor jouw organisatie waardevol zijn gewoon blijven gebruiken, naast Winkwaves Harmonics.

Kan een sociaal intranet ook koppelen met andere systemen dan Microsoft 365?

Ja. Winkwaves Harmonics integreert met meer dan 300 systemen, bijvoorbeeld HR-software zoals AFAS of Visma, ticketsystemen zoals Topdesk en leeromgevingen zoals InfoLearn. Met Single Sign-On loggen medewerkers één keer in. Een overzicht vind je op onze integratiepagina.

Sparren over jouw intranet?

Benieuwd wat het beste past bij jouw organisatie? Een SharePoint intranet, een gespecialiseerd sociaal intranet of een combinatie van beide? Of je nu al weet wat je met je intranet wilt bereiken of er nog naar zoekt: laat je gegevens achter in het formulier, dan denken we graag met je mee.