6 inkooptips voor een online platform dat écht bij jouw organisatie past

Voor een platform dat écht bijdraagt aan kennisdeling, samenwerking of verbinding in jouw organisatie.

Hoe kies je een sociaal intranet, kennismanagement systeem of online communityplatform? Begin niet met het vergelijken van leveranciers, maar verdiep je in jouw organisatie: zo ontdek je het echte probleem en jullie behoeften. En vind je op basis daarvan een samenwerkingspartner die aansluit, meedenkt en meegroeit met jullie doelen. Met deze 6 tips leg je de basis voor een verantwoord en succesvol inkoopproces.

Tip 1: Vertragen is versnellen

Om de juiste keuze te maken, is het belangrijk om de echte behoeften en problemen in je organisatie te achterhalen. Daarmee maak je het probleem en jullie doelstelling concreet. Met die kennis kun je de enkele partijen uitnodigen die op dit vraagstuk met jullie mee kunnen denken over een oplossing.

Het risico van een te snelle keuze, is vooral dat het uiteindelijk tijdens implementatie frustraties oplevert. Omdat de gekozen oplossing dan toch niet helemaal blijkt aan te sluiten op de echte behoeften, problemen of verwachtingen.

Door in de inkoop- en selectiefase de tijd te nemen en goed te luisteren naar wat er echt speelt, voorkom je verkeerde keuzes. Je kiest een oplossing die beter aansluit bij jullie praktijk. Hierdoor bereiken jullie uiteindelijk sneller en succesvoller het gewenste resultaat.

Tip 2: Kies vanuit ambitie

Vaak start een selectieproces vanuit een project: 'nieuw intranet', 'implementatie kennismanagement' of 'start online community'. Logisch, maar écht waardevol wordt het wanneer je ook bedenkt hoe deze opdracht zich verhoudt tot jullie organisatieambitie. Door vanuit die ambitie te denken, kies je voor een oplossing die de huidige pijnpunten oplost én meegroeit met jullie organisatie. Hierdoor kies je een platform dat bijdraagt op de lange termijn en op steun kan rekenen van het management of de strategische beslissers in jouw organisatie.

Hoe je dit doet? Stel in maximaal twee A4'tjes een heldere ambitie op die de organisatiestrategie verbindt aan de huidige opdracht of het huidige vraagstuk. Denk na over vragen als:

• Wat willen jullie bereiken? Wanneer is het een succes?
• Hoe verhoudt wat wij zoeken zich tot wat waar we als organisatie naartoe bewegen (strategie/koers)?

Leg dit ambitieplan samen met wat feitelijke informatie over de organisatie voor aan potentiële leveranciers en ga hierover met ze in gesprek. Wat valt hen op? Welke vragen zijn er nog? En hoe denken zij jullie te kunnen helpen?

Met elkaar achterhaal je het werkelijke vraagstuk en bespreek je vervolgens welke oplossing daarbij past.

Tip 3: Leverancier of samenwerkingspartner?

Stel jezelf de vraag: zoek je een leverancier of een samenwerkingspartner? Het verschil: een leverancier levert op basis van een aantal feiten of kenmerken een product of dienst. Een samenwerkingspartner denkt met je mee, stelt vragen over jullie organisatie, verdiept zich in wat er speelt en durft kritisch mee te denken.

Bij simpele vragen is een leverancier een prima oplossing: snel het juiste product voor de beste prijs. Het selecteren van een sociaal intranet, online community, samenwerkplatform of kennismanagementsysteem ligt genuanceerder. Het heeft grote impact op jullie organisatie én is een aankoop voor de lange termijn. Juist dan is het investeren in een goede samenwerkingsrelatie waardevol. Maak uitgebreid kennis met een aantal partijen en neem daarin de volgende vragen mee:

• Wat kunnen ze vertellen over hun visie en hoe vertaalt zich dit in hun dienst of aanbod?
• Hoe reageren ze op kritische vragen? En: durven ze jullie ook kritisch te bevragen?
• Hoe voelt het contact met deze partij? En past hun organisatiecultuur bij jullie manier van werken?

Hoe opener je bent in deze gesprekken, hoe beter jullie elkaar leren kennen.

Tip 4: Organiseer voor draagvlak

Een nieuw platform brengt veel verandering met zich mee en daarmee ook een risico op weerstand. Hier kun je al in het inkoopproces op voorsorteren, door collega's te betrekken en te organiseren voor draagvlak. Betrek collega’s op tijd, maar voorkom dat gesprekken alleen gaan over gewenste functionaliteiten. Probeer juist te achterhalen welke knelpunten of frustraties zij in de huidige werkwijze ervaren.

Bijvoorbeeld:

• Welke frustraties kom je tegen in je dagelijkse werkzaamheden?
• Waar verlies je tijd en energie in de huidige situatie?
• Als je nu iets zou mogen oplossen, wat zou jouw werk dan 10x makkelijker maken?

Door deze vragen aan verschillende mensen in diverse rollen te stellen, krijg je een breed beeld van wat er speelt. En ontdek je misschien ook tegenstrijdige perspectieven of belangen. Extra belangrijk om daar goed aandacht aan te besteden.

Tip 5: Maak gebruik van use cases en open vragen

De informatie uit tip 4 vormt de basis voor relevante use cases om met de leveranciers te bespreken. Het is geen lijst van eisen en wensen, maar een situatie uit de praktijk, waar aanbieders vanuit hun expertise oplossingen voor aan kunnen dragen.

De kunst hierbij is om niet zelf de oplossing al te willen bedenken. Als je zelf een lijst opstelt met gewenste functionaliteiten, zul je merken dat alle leveranciers dit allemaal kunnen aanbieden. Dat wordt dus heel lastig vergelijken. Open vragen helpen jullie tot diepere inzichten en laten zien hoe een aanbieder meedenkt. Vraag niet: "Bieden jullie videobellen aan?" maar: "Hoe ziet samenwerken eruit met jullie platform?"

Zo krijg je een realistisch beeld van de mogelijkheden en kun je doorvragen op specifieke gevallen in jullie praktijk. Een demo is daarmee meer dan een presentatie van functionaliteiten, het is een voorproefje op hoe de software en dienstverlening er in jullie praktijk uit kan zien.

Tip 6: Vraag referenten

Referenten bieden een eerlijke kijk op samenwerking met een van de aanbieders. Ook hier krijg je het beste beeld door open vragen te stellen die verder gaan dan functionaliteiten, bijvoorbeeld:

• Wat was de grootste verrassing (positief en negatief) na de implementatie?
• Hoe lang duurde het voordat jullie team het echt ging gebruiken? En wat was hiervoor nodig?
• Wat zou je anders doen als je nu weer mocht kiezen?
• Waar zijn jullie zelf in gegroeid dankzij de samenwerking met deze aanbieder?

Een goede keuze begint met een goed proces

Het selecteren van het juiste platform is meer dan een technische oefening. Het gaat erom dat je een oplossing vindt die aansluit bij de manier waarop mensen in je organisatie werken en die meegroeit met jullie ambities. Dat lukt alleen als je de tijd neemt om écht te luisteren, een partner kiest die met je meedenkt, en zorgt dat collega’s zich gehoord en betrokken voelen. Begin daarom niet met een lijstje eisen, maar met gesprekken: wat werkt nu niet, en hoe zou het beter kunnen? Die inzichten vormen de basis voor een keuze waar iedereen achter staat.

Zet de volgende stap in jullie selectietraject

Sta je aan het begin van een selectietraject en wil je sparren over de mogelijkheden? In een open verkenning helpen we je om jullie vraagstuk scherper te krijgen door de juiste vragen te stellen.

Wil je eerst zelf verder aan de slag? We sturen je graag ons uitvraagtemplate. Daarmee breng je de behoeften, ambities en aandachtspunten binnen jullie organisatie helder in kaart en bereid je de gesprekken met mogelijke leveranciers goed voor.

Of je nu wilt sparren, het uitvraagtemplate wilt ontvangen of allebei: vul het contactformulier hieronder in. We nemen contact met je op om te bespreken waar je behoefte aan hebt.