Van kennis per afdeling naar kennis per thema

Het Rijksvastgoedbedrijf telt zo'n 3.000 medewerkers, verdeeld over vijf directies. Kennis en innovatie zijn er belangrijke thema's, maar in de praktijk bleef veel waardevolle kennis hangen binnen afdelingen. Iedereen werkte op zijn eigen eilandje. Frédérique Regtop en Jordi van Holten, beiden werkzaam in het team Kennis & Innovatie, besloten dat anders te doen. Met LInK zetten zij een kennis- en innovatieplatform neer dat kennismanagement organisatiebreed mogelijk maakt, niet door de structuur van de organisatie te volgen, maar door die bewust los te laten. 

LInK staat voor Leren, Innoveren en Kennisdelen. Het is het interne communicatieplatform van het Rijksvastgoedbedrijf, ontwikkeld met Winkwaves Harmonics, en gericht op precies wat de naam belooft: medewerkers laten leren van elkaar, innovaties kenbaar maken en kennis breed delen. Inmiddels zijn meer dan 1.700 van de 3.000 medewerkers lid, en dat op volledig vrijwillige basis. Steeds meer collega’s druppelen binnen. 

De bewuste keuze achter LInK is thematisch inrichten. Niet per afdeling of directie, maar op inhoud: Duurzaamheid, Bouwkunde, Digitalisering, Standaardisatie. De redenering is eenvoudig maar krachtig: kennis en innovatie stoppen niet bij de grenzen van je eigen afdeling. Een medewerker die werkt aan energievraagstukken heeft meer aan een collega uit een andere directie die hetzelfde thema kent, dan aan iemand van de eigen afdeling die er niets mee heeft. 

Een bijkomend voordeel dat Jordi en Frédérique al snel merkten: de zoekfunctie werkt hierdoor fantastisch. Wie zoekt op een thema, vindt sneller de juiste informatie, over de hele organisatie heen. 

Binnen een overheidsorganisatie is de neiging om kennis en informatie te organiseren naar directies en afdelingen groot. Dat leverde al snel een spanningsveld op. Afdelingshoofden vroegen om een eigen pagina. Begrijpelijk, maar dat druiste in tegen de thematische opzet van het platform. 

Frédérique ging nadenken. En kwam op een oplossing die beide behoeften vervult, namelijk de afdelingspagina als ‘etalage’. Niet als inhoudelijke kennispagina, maar als visitekaartje. Wie zijn we, wat doen we, wie kun je waarvoor benaderen? Onder die afdelingspagina worden vervolgens links gelegd naar de relevante thematische groepen. Zo profiteert de afdeling van zichtbaarheid, zonder de thematische structuur van het platform aan te tasten. 

Het is een voorbeeld van hoe je een principiële keuze toch flexibel kunt toepassen, zonder hem te ondermijnen. 

Een platform met tientallen themagroepen vraagt om beheer. Jordi en Frédérique stelden zich de vraag: hoe zorg je dat groepen actueel blijven en dat er echt iemand verantwoordelijk is? Bij LInK hebben ze dat opgelost met kenniscoördinatoren: collega’s die écht betrokken zijn bij het thema en de verantwoordelijkheid hiervan op zich nemen. Die betrokkenheid maakt het verschil: wie ergens écht in gelooft, trekt het eigenaarschap naar zich toe. 

Frédérique heeft die kenniscoördinatoren opgeleid via kennissessies. Daarin staat ook een belangrijk principe centraal: slim verwijzen. Link naar de juiste kennisbronnen, ook als die buiten het platform zelf liggen. Bestaande systemen voor documentopslag zoals Filenet en Digidoc zetten ze daarbij bewust in, zodat kennisdeling ook aan de beveiligingsnormen van de organisatie voldoet. 

LInK is geen statisch platform. Het groeit en neemt steeds meer de rol in van centrale plek voor kennisactiviteiten binnen het Rijksvastgoedbedrijf. Een mooi voorbeeld: de jaarlijks terugkerende Kennisweek heeft inmiddels een vaste plek op LInK gekregen. Dit interne evenement draait om kennisdeling, innovatie en verbinding. Tijdens deze week staan er diverse workshops, lezingen en netwerksessies op het programma, voor en door collega's. Aanmeldingen en alle bijbehorende communicatie lopen via het platform. Dit laat zien wat het oplevert als je van begin af aan gericht bent op relevantie voor de medewerker. 

Het verhaal van LInK laat zien wat er mogelijk is als je kennismanagement organiseert zoals kennis werkt: dwars door organisatiestructuren heen, op thema, met collega's die er eigenaarschap voor voelen. Het resultaat: een zoekfunctie die zijn werk doet, een evenement waarbij alles van aanmelding tot nabespreking samenkomt op LInK, en een platform dat zijn plek heeft veroverd binnen het Rijksvastgoedbedrijf. 

Wil jij ook kennismanagement organiseren op een manier die écht werkt? We denken graag met je mee. Vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met je op.