Over JIM: het sociale intranet van gemeente Midden-Delfland

De plek om elkaar te vinden en kennis te delen

Midden-Delfland: waar mensen elkaar kennen en helpen. Gemeente Midden-Delfland is een organisatie met bijna 180 medewerkers. Een organisatie die zich inzet voor de gemeenschap en die samenwerking met bedrijven, kennisinstellingen en overheden stimuleert buiten de gemeentegrenzen. Hoe blijf je binnen de organisatie op de hoogte van nieuws en beleid? Via sociaal intranet JIM: de plek waar je elkaar vindt, vragen stelt en kennis en expertise deelt. 

In gesprek met ... 

Suzanne van Dijk: communicatiemedewerker bij gemeente Midden-Delfland en heeft verschillende rollen als het gaat om het sociale intranet. Naast applicatiebeheerder en communitymanager is zij de interne contactpersoon en vraagbaak: “Collega's weten mij in het algemeen goed te vinden met vragen over JIM. Wat ik fijn vind aan dit intranet is dat het heel flexibel is. Je hebt vaak meerdere opties om informatie te tonen. En je kunt bijna niks fout doen: een aanpassing is zo weer terug te draaien of te veranderen als dat nodig is.” 

Over JIM 

Platform JIM is voor gemeente Midden-Delfland de plek om nieuws te delen, van praktisch tot organisatorisch. “Iedereen binnen de gemeente kent het platform en gebruikt het vrijwel dagelijks”, licht Suzanne toe. “Is er iets aan de hand? Dan weten medewerkers dat ze het op JIM kunnen vinden.” Ook belangrijke documenten zijn terug te vinden op het sociale intranet. “Bijvoorbeeld als je een aanvraag wilt doen bij de P&O-afdeling.” 

Op het platform zijn ook groepen ingericht voor specifieke thema’s of onderwerpen. Zoals de organisatie van de verkiezingen. In deze groep vinden medewerkers informatie die zij nodig hebben als stembureauvoorzitter of telleider. Wanneer zijn de trainingsdagen? Want ja, voor elke verkiezing wordt de kennis opgefrist. En wat moet je doen als je voorzitter bent? Hoe gaat het tellen van stemmen in zijn werk? Waar moet je op letten? De stembureauvoorzitter moet een proces-verbaal invullen en vastleggen hoe de stemming en het tellen van de stemmen is verlopen. Maar hoe ziet het eruit en hoe vul je het in? In de groep staat een voorbeeld van zo’n proces-verbaal. 

In de groep vind je ook praktische informatie over bijvoorbeeld de indeling van de stembureaus: wie zit waar? Of over een vergoeding of tijdschrijven, zelfs een woordzoeker voor als het rustig is op het stembureau. En verder tips voor de verkiezingsdag zelf. Hoe ga je bijvoorbeeld om met pers, aangekondigd en onaangekondigd? Afgelopen verkiezingen was Midden-Delfland één van de vijf gemeenten in Nederland die meedeed met een proef van het ministerie met een kleiner stembiljet. Ook daarover was informatie te vinden in de groep. Zijn bezoekers bijvoorbeeld op de hoogte van het nieuwe stembiljet? 

Naast medewerkers van gemeente Midden-Delfland helpen ook oud-collega's mee op de stembureaus. Zij hebben als extern lid toegang tot de informatie op het platform die zij nodig hebben. Dat wil zeggen dat zij alleen de informatie kunnen zien in de groep waar zij voor zijn uitgenodigd en niet die in andere groepen op het platform. 

“Er wordt op dit moment ook een groep ingericht voor babsen, buitengewoon ambtenaren voor de burgerlijke stand”, gaat Suzanne verder. Een groep met voornamelijk externe leden. Hier vinden de trouwambtenaren informatie en nieuws terug. Daarnaast biedt de groep een plek om elkaar te leren kennen en kennis en ervaringen uit te wisselen. Denk aan best practices of een voorbeeldspeech. En ook praktische informatie zoals een telefoonlijst of een declaratieformulier voor reiskosten. 

Over Winkwaves Harmonics 

Het sociale intranet JIM is een platform op basis van Winkwaves Harmonics. “Het voordeel van Winkwaves Harmonics is dat het flexibel is. Zo kun je heel makkelijk een plek inrichten voor onderwerpen die tijdelijk extra aandacht vragen zonder dat je meteen de volledige entreepagina hoeft te wijzigen”, licht Suzanne toe. “En met slechts een vinkje kun je als platform- of groepsbeheerder de weergave van een widget of zelfs het menu aanpassen.” 

Een ander voordeel is dat iedereen een bericht kan delen. Hiervoor hoeft dus niet de communicatieafdeling te worden ingeschakeld. Al was het in eerste instantie nog wel een uitdaging om ervoor te zorgen dat de berichten op de juiste plek werden gedeeld. Suzanne licht toe: “Toen wij begonnen hadden we twee nieuwskolommen. Eentje met organisatienieuws en een andere met meer 'nice to know'-nieuws. Bijvoorbeeld over mooie projecten of resultaten die collega's graag willen delen. Maar ik merkte dat collega's dit lastig vonden: wanneer plaats je iets in organisatienieuws en wanneer in 'durf te delen'?”

Suzanne heeft er toen voor gekozen om terug te gaan naar één nieuwstijdlijn op de homepage. “Ons intranet is zo ingericht dat elke afdeling haar nieuws vanuit hun eigen groep plaatst en het nieuws ook zichtbaar is op de homepage. Op die manier is al het nieuws van bijvoorbeeld P&O gemakkelijk terug te vinden in hun eigen groep.” Hoe zorg je er dan voor dat collega's dit op de juiste plek met de juiste trefwoorden delen? “Elke afdeling heeft een eigen actieknop waarmee ze nieuws kunnen plaatsen. Hier zijn automatisch de juiste trefwoorden en de juiste groep aan gekoppeld, zodat hun bericht zowel in hun eigen groep als op de homepage te zien is.” 

Voor extra inspiratie voor het inrichten van de entreepagina ging Suzanne naar CoCo. CoCo is de online community van Winkwaves waar klanten en andere samenwerkingspartners kennis delen en de dialoog opzoeken over uiteenlopende vraagstukken: van functionaliteiten tot communitymanagement tot volgbaar werken. “Het goed inrichten van een entree- of homepagina is belangrijk”, aldus Suzanne. “Het is dan heel waardevol om voorbeelden van andere homepagina’s te zien op CoCo die zijn gedeeld door andere klanten. Zo kom je weer op nieuwe ideeën, andere oplossingen en soms zelfs functionaliteiten waarvan je het bestaan niet wist.” 

Starten met een sociaal intranet #tip

“Het is belangrijk om vooraf goed na te denken over de essentie van het platform. En om hierover in gesprek te blijven als het platform er eenmaal is. Waarvoor komen mensen naar het platform? Hoe creëer je waarde?” Dit is niet voor niks een belangrijk startpunt van participatiegedreven begeleidingsaanpak van Winkwaves bij de implementatie van een nieuw platform. Zo is het sociale intranet JIM een belangrijke informatiebron voor gemeente Midden-Delfland en blijven medewerkers via het platform op de hoogte van nieuws en beleid. 

Bij de gemeente is een belangrijke rol weggelegd voor ambassadeurs van het platform en ook voor managers en directieleden. Suzanne licht toe: “Goed voorbeeld doet goed volgen. Actieve deelnemers, zeker vanuit de leidinggevenden, zorgen voor interactie en brengen het platform verder.” Al is het wel belangrijk om realistisch te blijven. “Mensen moeten vaak wennen aan een platform en een andere manier van samenwerken. Dus verwacht niet dat de hele organisatie het in één keer omarmt. Er blijft altijd ruimte voor verbetering.” 

Sociaal intranet een boost geven #tip 

Op de vraag hoe je mensen naar het platform krijgt, kan Suzanne kort zijn: informele content. Zo heeft een werkgroep binnen gemeente Midden-Delfland een adventskalender opgezet op het sociale intranet JIM. Om de kalender te vullen, heeft de werkgroep verschillende mensen benaderd: van werknemer tot lokale ondernemers. Ook de directie kreeg een plek binnen de adventskalender: alle directieleden kregen namelijk een dag toegewezen. “Het resultaat was een mix van van alles: van filmpjes tot tips tot lokale producten”, vertelt Suzanne trots. 

Daarnaast heeft de gemeente een online prikbord op JIM. Hier plaatsen medewerkers allerlei berichten waar veel op wordt gereageerd: van oproep om een goed doel te steunen, tot hulpvraag bij een verhuizing tot een zwangerschapsaankondiging. De informele content nodigt uit om het platform te bezoeken. Dit sociale verkeer leidt vervolgens tot meer klikken op formele content zoals het belangrijkste nieuws. “Soms hebben we ook collega's die iets delen over een mooi project of een goede ervaring die ze hadden tijdens het werk. Dat zijn vaak de berichten die het best gelezen worden en bovendien ook een positieve 'vibe' geven aan het platform.”

Ben jij nieuwsgierig hoe een online platform jullie organisatie ondersteunt? Wij helpen je graag op weg:

• Bekijk de functionaliteiten van Winkwaves Harmonics.
• Neem contact op voor een goed (online) gesprek.