Online kennisomgeving voor Zorgverzekeraars Nederland

Vergaderen, vergaderstukken en e-mail waren tot twee jaar geleden dé manier van samenwerken tussen de medewerkers bij Zorgverzekeraars Nederland. Deze brancheorganisatie telt een stafafdeling, twee primaire beleidsafdelingen en circa 80 medewerkers waarvan het grootste deel beleidsadviseur en secretaresses. Ook met de leden en externe stakeholders werken ze nauw samen, dit omvat onder meer tien zorgverzekeraars met circa 2.000 medewerkers.

Van vergaderorganisatie naar samenwerken op een kennisomgeving

De vergaderstructuur maakte het niet makkelijk om kennis te delen of te vinden. Ook voor leden was kennis niet direct beschikbaar. De organisatie was er tevens niet optimaal op ingericht om mobiel te werken en van een afstand te volgen wat er in de organisatie speelde. Senior beleidsadviseur Marieke Koken licht tijdens het praktijkseminar toe hoe de wens twee jaar geleden ontstond om anders samen te werken: "Wij hebben zelf intern gemerkt dat we graag op andere manieren wilden samenwerken. Als je kennis op een goede manier samenbrengt, vermeerdert die. Je leert van elkaar en inspireert elkaar".

Visietraject en selectie softwareleverancier

De wens? Een moderne efficiëntere en effectieve manier van samenwerken binnen een kennisomgeving die goed en prettig werkt. Om deze wens te concretiseren doorliepen ze eerst een visietraject bij Winkwaves kennispartner Alares. Soepel samen kunnen werken, kruisbestuiving van kennis en makkelijker verbinden kwamen daar als kerndoelen uit.

Op basis van deze input werden criteria opgesteld voor de selectie van softwareleverancier: een vrijheid in ontwerp van de omgeving en het zelf kunnen inrichten van het platform bleek daarin belangrijk. Uiteindelijk viel de keuze op de social enterprise software Harmonics van Winkwaves. Dit was nog wel een strijd. Marieke: "Kies je voor de veiligheid van een gevestigde partij met een grote naam, of kies je voor een jonge club met een sterke visie en een innovatiegedreven mindset?"

De technische en organisatiebrede lancering van ZN-Plein

Na de technische lancering van het Harmonics platform werd er gekozen om klein te beginnen met een groep ambassadeurs, het geven van trainingen en FAQ. Een pilotgroep met medewerkers werd opgericht om uit te vinden hoe dat 'nieuwe' samenwerken beviel. Goed, zo bleek. Binnen twee maanden werd het platform organisatiebreed gebruikt. Een goede stimulans voor de participatie werd gecreëerd door het verplaatsen van de primaire (werk)processen naar het platform. Afdelingsoverstijgend overleg werd daar gedeeld en ook het MT werd betrokken, een belangrijke stap: "Binnen een topdown-organisatie is de betrokkenheid van het MT van groot belang."

Begeleiding implementatieproces met partners

Het implementatieproces van Harmonics werd in goede banen geleid door partner van Winkwaves Daniëlle Hoek. Met haar ruime kennis van en ervaring in beleidsontwikkeling binnen de zorg, vervulde Daniëlle de rol van projectmanager bij ZN. Hier bewaakte zij zowel planmatig als inhoudelijk het implementatieproces. Door de huidige vorm van samenwerken, communiceren en kennis delen binnen ZN te vertalen naar een efficiëntere manier van werken, gaf ze vorm aan een waardevolle kennisomgeving voor ZN.

Daniëlle: "Zorgverzekeraars Nederland is een organisatie met ongeveer tachtig medewerkers. Vanuit de leden is er een aanhoudende vraag om ondersteuning en informatie. Het is dan ook een aardige uitdaging om in de waan van alledag tijd te vinden om met elkaar uit te vinden hoe deze nieuwe techniek de meeste waarde voor ZN op gaat leveren. Je wilt ook dat het een leuk project is, waar mensen niet alleen energie naar toe brengen, maar ook energie van terug krijgen."

ZNnet: Een tweede platform voor medewerkers én leden

Na het ZN-Plein volgde ZNnet: een tweede omgeving om op samen te werken met leden. Deze omgeving werd in vier maanden gelanceerd. Waar ook deze keer weer met een kleine groep werd gestart om het platform en het gebruik te verkennen, sloeg het aan. De een na het ander wilde op het platform. Hedendaags omvat het platform nu 35 groepen en 400 deelnemers. Naast het uitwisselen van kennis (vergaderstukken) blijkt de ontstane interactie tussen ZN medewerkers en leden een waardevolle bijkomstigheid. Marieke: "Mensen worden wijzer van elkaar en verrijken elkaar echt!".