Interactief en mobiel sociaal intranet in het ziekenhuis

Voorjaar 2020, de uitdaging: Haaglanden Medisch Centrum, ziekenhuis met liefde en lef, zoekt naar manieren om medewerkers van de locaties Westeinde, Bronovo en Antoniushove te verbinden. De oplossing: een nieuw interactief intranet waar collega’s kennis uitwisselen, steun vinden en op de hoogte blijven.

Nieuw interactief intranet op basis van Winkwaves Harmonics

Begin 2020 had HMC een verouderd intranet dat aan de achterkant bestond uit de drie intranetten van voor de fusie. Technisch was dit niet langer verantwoord en het paste niet meer bij de wensen van het ziekenhuis. Tijd voor één interactief intranet waar alle medewerkers aan kunnen bijdragen en met elkaar kunnen verbinden.

Er volgde een uitgebreid voortraject. Diverse leveranciers werden uitgenodigd voor een kennismaking en een demo. De uitkomst: Winkwaves Harmonics. Niet alleen vanwege de tool, waarbij kennis delen, versterken en verbinden centraal staat. Ook vanwege de flexibele manier van opzetten en uitrollen, en de begeleiding bij het implementatietraject. Het resultaat?

Centrale plek voor snelle communicatie

Eveline: "Enerzijds hebben medewerkers minder tijd dan ooit om informatie op te zoeken en te lezen. Anderzijds wordt er meer dan ooit gebruik gemaakt van intranet. Men wil op de hoogte blijven, weten wat er speelt.”

Het nieuwe intranet, HMC Centraal, bleek een waardevolle plek om snel en overzichtelijk te kunnen communiceren. "Hier zit de kracht van het projectteam", vertelt projectleider Guido Pater. "Ondanks de grote druk op de zorg, heeft het team de toegevoegde waarde van het interactieve intranet kunnen aantonen. Het platform heeft veel meer gebracht dan iedereen vooraf had verwacht. Men snakte naar positiviteit en het platform bracht energie met zich mee."

Communicatie binnen en tussen teams

Bij HMC werden teams als uitgangspunt genomen tijdens de implementatie: in eerste plaats werd ingezet op de communicatie binnen teams. De groepen die in de beginfase aanhaakten, zorgden voor veel verkeer op het platform. Leidinggevenden van andere teams zagen de dynamiek en de waarde en namen dit over.

Het grootste deel van de activiteit op het platform zit dan ook op teamniveau en is van toegevoegde waarde in het dagelijks werk van de medewerker. Leidinggevenden en directe collega's zijn makkelijk te vinden. Er is een centrale plek voor het nieuws, waar je ook kunt reageren en meer informatie kunt vinden.

Medewerkers ook mobiel aangehaakt

"Bij HMC heb je met veel medewerkers te maken die niet achter de computer zitten", vertelt Eveline. "Soms hebben medewerkers alleen toegang tot een afdelingscomputer. Die medewerkers zijn dus niet gewend om veel op intranet te kijken." Hoe haak je die medewerkers aan? De mobiele app van Winkwaves Harmonics biedt hierbij uitkomst. Eveline: "Via de app kun je nu overal de tijdlijn bijhouden en ontvang je een pushnotificatie van belangrijke berichten. Zo zijn medewerkers altijd op de hoogte en verbonden."

Aandacht en ontwikkeling na implementatie

Het interactieve intranet van HMC is een hulpmiddel om managers te helpen bij leidinggeven en richting geven. Met het onboardingstraject worden managers in negen stappen meegenomen in de mogelijkheden van het platform. Bij elke vervolgstap ontvangen zij een automatische herinnering. Een duurzame oplossing die tijdelijke acties weghaalt bij de communitycoaches. En wordt er een vraag geplaatst in de Help-groep? Dan ontvangen de communitycoaches met behulp van de 'auto-tipper' automatisch een tip.

De kracht van HMC Centraal

Werken in de zorg vergt veel van de medewerkers. HMC Centraal helpt medewerkers met elkaar te verbinden vanuit de kernwaarden, met liefde en lef. Via het interactieve intranet wordt ondersteuning aangeboden, zoals psychologische hulp en hulp van P&O.

"HMC Centraal leefde gelijk vanaf het begin", licht Eveline toe. "De oude intranetten liepen achter. HMC Centraal is prachtig." De kracht van HMC Centraal? "Je kunt beter samenwerken, en elkaar waarderen en op elkaar reageren. De interactiviteit is wat dat betreft met grote sprongen toegenomen en dat maakt het werk er alleen maar leuker op.”