Als medewerker bij de gemeente altijd op de hoogte met sociaal intranet

Vinden en delen via het sociale intranet van gemeente Midden-Delfland

Midden-Delfland: waar mensen elkaar kennen en helpen. Zo gaat het ook bij Gemeente Midden-Delfland, een organisatie met bijna 180 medewerkers die zich inzetten voor samenwerking en kennisdeling. En waar het sociale intranet de plek is waar je op de hoogte blijft van nieuws en beleid, in contact staat met collega's, vragen stelt en expertise deelt. Communicatiemedewerker, platformbeheerder en communitymanager Suzanne van Dijk deelt haar ervaringen en tips van hun sociale intranet JIM.  

Dit betekent het sociale intranet voor de gemeente

Platform JIM is voor gemeente Midden-Delfland de plek om nieuws te delen, van praktisch tot organisatorisch. “Iedereen binnen de gemeente kent het platform en gebruikt het vrijwel dagelijks”, licht Suzanne toe. “Is er iets aan de hand? Dan weten medewerkers dat ze het op JIM kunnen vinden.” Ook belangrijke documenten zijn terug te vinden op het sociale intranet, bijvoorbeeld voor collega's die een aanvraag willen doen bij de P&O-afdeling. Het is ingericht voor en door medewerkers, zodat het hun werk ondersteunt en makkelijker maakt.  

Makkelijk nieuws delen via actieknoppen

Bij Gemeente Midden-Delfland mag iedereen nieuws delen. “Ons intranet is zo ingericht dat elke afdeling haar nieuws op hun eigen groep plaatst en dit vervolgens ook zichtbaar is op de homepage." Om dit makkelijk en overzichtelijk te maken, heeft elke afdeling een eigen actieknop om snel nieuws te kunnen plaatsen. "Hier zijn automatisch de juiste trefwoorden en de juiste groep aan gekoppeld, zodat hun bericht zowel in hun eigen groep als op de homepage te zien is.”

Elkaar vinden door goed ingevulde profielen

Elkaar kennen en kunnen vinden is belangrijk binnen de gemeente. Daarom bevat de profielpagina naast contactinformatie ook de afdeling en expertises van een collega. Via de Wie is wie van JIM vinden medewerkers snel de juiste collega, bijvoorbeeld voor inhoudelijke vragen van inwoners die via het klantcontactcentrum worden gesteld.

Informatie bundelen in themagroepen voor verkiezingen 

Op het platform zijn ook groepen ingericht voor specifieke thema’s of onderwerpen. Bijvoorbeeld rondom verkiezingen. In deze groep vinden medewerkers informatie die zij nodig hebben als stembureauvoorzitter of telleider, zoals: 

• De trainingsdagen voor het opfrissen van de kennis met optie om je aan te melden  
• Procedures en protocollen voor voorzitters en tellers, inclusief de stappen voor het proces-verbaal met een ingevuld voorbeeld hoe je dit doet
• Praktische informatie over de inrichting van het stembureau en het stemproces
• Veelgestelde vragen en tips voor tijdens de verkiezingsdag

Gericht toegang geven tot informatie

Naast medewerkers van gemeente Midden-Delfland, zijn er ook andere mensen betrokken op het platform, zoals de vrijwilligers voor het stembureau of de babsen (buitengewoon ambtenaren voor de burgerlijke stand). Zij worden uitgenodigd als extern lid. Dat wil zeggen dat zij alleen de informatie kunnen zien in de groep waar zij voor zijn uitgenodigd en niet die in andere groepen op het platform. 

“Er wordt op dit moment ook een groep ingericht voor babsen, buitengewoon ambtenaren voor de burgerlijke stand. Hier vinden de trouwambtenaren informatie en nieuws terug. Daarnaast biedt de groep een plek om elkaar te leren kennen en kennis en ervaringen uit te wisselen. Denk aan best practices of een voorbeeldspeech. En ook praktische informatie zoals een telefoonlijst of een declaratieformulier voor reiskosten."

Waarom Winkwaves Harmonics werkt voor de gemeente

Het sociale intranet JIM is een platform op basis van Winkwaves Harmonics. “Het voordeel van Winkwaves Harmonics is dat het flexibel is. Zo kun je heel makkelijk een plek inrichten voor onderwerpen die tijdelijk extra aandacht vragen. En kun je met slechts een vinkje kun je als platform- of groepsbeheerder de weergave van een widget of zelfs het menu aanpassen,” vertelt Suzanne. Een ander voordeel is dat iedereen een bericht kan delen. Hiervoor hoeft dus niet de communicatieafdeling te worden ingeschakeld en wordt het platform van de hele organisatie.  

Voor extra inspiratie voor het inrichten van JIM kijkt Suzanne naar CoCo. CoCo is de online community van Winkwaves waar klanten en andere samenwerkingspartners kennis delen en de dialoog opzoeken over uiteenlopende vraagstukken: van functionaliteiten tot communitymanagement tot volgbaar werken. “Het is dan heel waardevol om voorbeelden van anderen te zien die gedeeld worden op CoCo. Zo kom je weer op nieuwe ideeën, andere oplossingen en ontdek je soms zelfs functionaliteiten die je nog niet kende.” 

Tip voor het starten met een sociaal intranet

“Het is belangrijk om vooraf goed na te denken over de essentie van het platform. En om hierover in gesprek te blijven als het platform er eenmaal is. Waarvoor komen mensen naar het platform? Hoe creëer je waarde?” Zo is het sociale intranet JIM een belangrijke informatiebron voor gemeente Midden-Delfland en blijven medewerkers via het platform op de hoogte van nieuws en beleid. 

Bij de gemeente is een belangrijke rol weggelegd voor ambassadeurs van het platform en ook voor managers en directieleden. Suzanne licht toe: “Goed voorbeeld doet goed volgen. Actieve deelnemers, zeker vanuit de leidinggevenden, zorgen voor interactie en brengen het platform verder.” 

Tip voor het boosten van een sociaal intranet 

Op de vraag hoe je mensen naar het platform krijgt, kan Suzanne kort zijn: informele content. Want dit sociale verkeer leidt vervolgens tot meer klikken op formele content zoals de nieuwsberichten. Voorbeelden hiervan zijn: een adventkalender en prikbord

Om de adventkalender te vullen heeft een werkgroep verschillende mensen benaderd: van werknemers en directieleden tot lokale ondernemers. “Het resultaat was een mix van van alles: van filmpjes tot tips tot lokale producten”, vertelt Suzanne trots. 

Op het online prikbord op JIM plaatsen medewerkers allerlei berichten waar veel op wordt gereageerd: van oproep om een goed doel te steunen, tot hulpvraag bij een verhuizing tot een zwangerschapsaankondiging. De informele content nodigt uit om het platform te bezoeken en versterkt de verbinding. “Soms hebben we ook collega's die iets delen over een mooi project of een goede ervaring die ze hadden tijdens het werk. Dat zijn vaak de berichten die het best gelezen worden en bovendien ook een positieve sfeer geven aan het platform.”

Ben jij nieuwsgierig hoe een online platform jullie organisatie ondersteunt? Wij helpen je graag op weg:

• Bekijk de functionaliteiten van Winkwaves Harmonics.
• Neem contact op voor een goed (online) gesprek.