Sociaal intranet voor Mobiel.nl

Ruim twee jaar geleden viel het Kim van Leeuwen op dat er heel wat kansen lagen bij de interne communicatie van Mobiel.nl. Er is veel kennis binnen de organisatie, maar die kennis lag vaak bij een persoon of afdeling. 'Dat kan anders!' Die ingeving resulteerde in een nieuw project: Smart, het sociaal intranet van Mobiel.nl. 'Smart is een toevoeging aan de werkdag en de communicatie', aldus Kim.

Sinds het gebruik van het platform wordt er bijna niet meer gemaild. Maar bovenal is het een toevoeging omdat de betrokkenheid binnen de organisatie veel groter is geworden. Zo zijn bedrijfsdoelstellingen terug te vinden op het platform en weten ze ook op de operationele afdelingen wat er speelt. De klantenservice is bijvoorbeeld beter op de hoogte van last-minute acties. De medewerkers snappen wanneer en waarom er vaker wordt gebeld.

Doel en directie

Voordat het platform kon worden geïntroduceerd, moest er eerst duidelijkheid komen over het gebruik ervan. Wat heb jij nodig? Met die vraag inventariseerde Kim de wensen van de verschillende afdelingen. Niet alleen van de directie of de communicatie-afdeling, maar juist ook van de operationele afdelingen. De doelen van het platform zijn informatie en kennis gestructureerd aanbieden en toegankelijk maken, en zorgen voor betrokkenheid.

De directie stond direct open voor deze doelen. Toch had ze in eerste instantie nog wel twijfels bij een sociaal-intranetplatform. In het verleden was er een soortgelijk initiatief gestart. Dit resulteerde in een flop. 'Dat gebeurt niet nog een keer', aldus Kim. De doelen van Smart zijn vanaf het begin duidelijk gecommuniceerd.

Daarnaast heeft Kim ervoor gezorgd dat alle medewerkers al bij het begin van het traject betrokken werden. En daar is ze zeker in geslaagd. Waar dat uit blijkt? Niet alleen uit de positieve reacties van medewerkers: 'Smart is een perfecte verzameling voor al mijn relevante berichten.' Maar vooral ook uit het motto van een van de directeuren: 'Alles voor 100% profielscore'.

Luisteren en signaleren

Een van de belangrijkste tips bij het starten van een traject: luister naar je medewerkers. 'Als je mensen wilt overtuigen van het gebruik van het platform: maak duidelijk wat er voor hen in zit', aldus Kim. Dus luister naar je medewerkers en blijf ook op de hoogte van wat er speelt.

Bij vragen weten de collega's Kim makkelijk te vinden. Aan de andere kant stapt Kim ook actief op mensen af als ze weet dat er iets speelt. Zo kwam er vanuit de klantenservice de opmerking dat bepaalde informatie niet makkelijk terug was te vinden. Samen met de betreffende medewerker is Kim toen tot een passende oplossing gekomen.

Een zetje in de rug

Hoe zorg je er verder voor dat collega's ook voor de 100% profielscore gaan? Geef een zetje in de rug bij het invullen van het profiel! Een foto uploaden kan bijvoorbeeld nogal wat voeten in de aarde hebben. Toch is het fijn om te weten wie je (nieuwe) collega's zijn. Bij de lancering van Smart heeft Kim dan ook een fotoshoot georganiseerd. Medewerkers hadden op die manier direct een representatieve foto ter beschikking om toe te voegen aan hun Smart-profiel.

Daarnaast zijn er bij de lancering niet alleen Smarties uitgedeeld, maar ook complimentenkaartjes. Het idee van de Smarties? Dat mag duidelijk zijn. Het idee van die kaartjes? Geef een collega een compliment! Waarom? Omdat het de teamspirit en betrokkenheid bevordert. De ontvanger kan het compliment mooi in zijn of haar zak steken. Bovendien zat er ook nog een andere gedachte achter: de kwaliteit kan worden ingevuld als expertise in het profiel.

Een slimme aanvulling

'Wie slim kiest, kiest Mobiel.nl.' Hoe zorg je ervoor dat medewerkers deze slogan ook uitdragen? Met andere woorden: hoe creëer je ambassadeurs? Daar was een goed idee voor bij Mobiel.nl: het organiseren van een masterclass. 'Een masterclass maakt je slimmer en biedt de kans op verdieping.' In eerste instantie had Kim zelf een reeks onderwerpen bedacht. Op een gegeven moment werden de onderwerpen ook aangedragen door collega's.

Met het bedenken van de onderwerpen zat het dus wel goed. Maar wie geeft die masterclasses eigenlijk? Dit zijn zowel externe als interne specialisten. Zoals gezegd is er veel kennis binnen Mobiel.nl en zijn er genoeg medewerkers bereid om hun kennis te delen. Zo werkt de een regelmatig met Excel, schrijft de ander op dagelijkse basis teksten, en houdt weer een ander zich bezig met datagedreven werken.

Slimme club dus, daar bij Mobiel.nl