Sociaal intranet voor Welzijn Capelle

Begin dit jaar lanceerde Welzijn Capelle hun sociale intranet op basis van Winkwaves Harmonics bij de ruim 60 collega's. 'Ids' is hun nieuwe virtuele collega en zal hen helpen met het behouden en creëren van korte communicatielijnen, meer samenwerking en kennisuitwisseling tussen professionals en een heldere informatievoorziening. En dat alles ter ondersteuning van de ingezette koers: zelforganisatie.

Welzijn Capelle is een welzijnsorganisatie in Capelle aan de IJssel en bestaat sinds 1 januari 2017. Onder andere de sociaal wijkteams van Buurtkracht, het Eropaf-team, de buurtmoeders, de cliëntondersteuning en ook de maatschappelijke begeleiding van statushouders zijn hierin ondergebracht. De organisatie is groeiende, een aantal medewerkers is nieuw voor elkaar in deze nieuwe samenstelling en men werkt vanuit verschillende locaties.

Doorgroeien met sociaal intranet

Om verder door te kunnen groeien moet de basis op orde zijn, dan valt onder andere te denken aan onderlinge verbinding en de communicatie- en informatiestructuur. Overvolle mailboxen passen hier niet bij. Een van de doelen was kort maar krachtig: "Voor de informatie vanuit de organisatie willen we af van de groepenschijf." Regelingen, protocollen en nieuwsbrieven moeten gemakkelijk deelbaar en vindbaar worden, zonder de niet-aflatende hoeveelheid aan mappen en submappen.

Een waanzinnig resultaat

In de decembermaand is hard gewerkt met een enthousiaste ambassadeursgroep waarin de volgende professionals vertegenwoordigd waren: een buurtcoach, sociaal-cultureel werker, jongerencoach, maatschappelijk werker, managementassistent én collega's van communicatie. Met elk van hen hebben we gekeken hoe Ids hun en hun collega's in het dagelijkse werk van dienst kan zijn.

Binnen vijf weken hebben we een waanzinnig resultaat bereikt. Naast een platform in de stijl van Welzijn Capelle, stonden er na 5 weken kenniskringen voor maatschappelijk werkers en buurtcoaches, alle organisatie-informatie overzichtelijk vindbaar op 1 plek en in het oog springend nieuws van zowel de organisatie als door collega's onderling. Ook voor fun is ruimte, zo is er een kring waar men recepten kan delen.

We hebben kritisch gekeken hoe we de communicatielijnen zo kort mogelijk kunnen houden, een kring waarin elk team samen kan werken, paste hier niet persé meteen in; juist de kennisdeling over de grenzen van teams heen wilden we stimuleren.

En nu!

En ja, ook zij realiseren zich dat het nu pas begint. Het is gaaf (en geen vanzelfsprekendheid) dat de directeur zijn blog zelf deelt met Ids en reageert op vragen of reacties. Een van de focuspunten is dan ook de vraag hoe het management deze beweging meer kan stimuleren, een goede vraag die ook zeker leeft bij het management zelf.