B2b-platform en sociaal intranet voor de Koninklijke Bibliotheek

De Koninklijke Bibliotheek (KB) heeft niet een, maar twee online platformen op basis van social software Harmonics. Het eerste, MetdeKB, is ingericht als b2b-platform, het tweede, KB Plein, als sociaal intranet voor medewerkers. 

MetdeKB: Harmonics als b2b-platform

Op de Directeurendag van de Openbare Bibliotheken is 19 mei het social enterprise platform MetdeKB gelanceerd. Op het b2b-platform van de KB informeert de KB de Openbare Bibliotheken over nieuwe releases, verbeteringen en storingen omtrent (software) digitale diensten die de KB aan de Openbare Bibliotheken levert. Ook wensen rondom de doorontwikkeling van deze diensten worden hier geïnventariseerd.

Relevante mededelingen, releases, storingen

Voor de lancering van het b2b-platform werd er een website gebruikt waarop in één enkel overzicht alle informatie rondom releases en mededelingen werd getoond. Met de lancering van het sociale platform worden releases, storingen en mededelingen in aparte berichten gepubliceerd en in specifieke dienst-groepen geborgd. Hierdoor blijven medewerkers van Openbare Bibliotheken eenvoudig op de hoogte van de voor hen relevante informatie. Wanneer er belangrijke storingen en/of mededelingen zijn, worden de bibliotheken hierop geattendeerd door middel van een notificatie.

Communitygedachte

Naast het makkelijk kunnen vinden van relevante informatie, biedt het platform ook de mogelijkheid om wensen van gebruikers te inventariseren omtrent de diensten. Op verschillende plekken op het platform hebben deelnemers de mogelijkheid om input te leveren op de diensten van de KB. Daarnaast kunnen de bibliotheken elkaar voorzien van tips en tricks op basis van gebruikservaringen. Omdat de medewerkers van Openbare bibliotheken al redelijk thuis zijn in de communitygedachte dankzij hun community BiebtoBieb verwachten wij dat deze deelnemers maar ook de andere doelgroepen van MetdeKB snel de meerwaarde ervaren van dit inhoudelijk gedreven platform.

KB Plein: Harmonics als sociaal intranet

Van een statisch intranet waar informatie vooral gezonden werd, naar een sociaal intranet waar medewerkers zelf informatie kunnen delen, vragen kunnen stellen, communities kunnen starten en met elkaar kunnen verbinden. Met die ambitie ging de KB de implementatie van het nieuwe sociale intranet voor medewerkers op basis van social software Harmonics in.

Informatie organisatie

De core business van de KB is het verschaffen en ontsluiten van informatie voor de bevolking: "De KB wil nog meer dan voorheen een platform bieden waar mensen en informatie samen komen". Doordat voor veel medewerkers informatie en documentatie ontsluiten, komt het nieuwe sociale intranet als geroepen. Zo is het voor medewerkers in de Publieksdienst - die dagelijks met klanten aan de balie te maken hebben - een uitkomst om een plek te hebben met een overzicht van mededelingen, acties en storingen waarvan ze het publiek gelijk de hoogte kunnen brengen. Ook de vraag naar het vormen van een community is groot: medewerkers hebben de intrinsieke behoefte elkaar op te zoeken en informatie over vakgerelateerde onderwerpen uit te wisselen.

Implementatie

De implementatie is gestaag verlopen: op moment van lanceren had de helft van de medewerkers al enthousiast kennisgemaakt met het 'KB Plein' en telde het platform al ruim honderd groepen. Bij de kickoff van de implementatie hadden 60 ambassadeurs zich aangemeld om mee te denken met het nieuwe intranet. Het projectteam werd, samen met een kleinere groep ambassadeurs, getraind om Harmonics te leren kennen en hun informatie en werkzaamheden te vertalen naar een sociaal platform. Het projectteam zelf stond gedurende de hele implementatie klaar om collega's te trainen en hebben voortvarend vele medewerkers voor de lancering al aan boord gekregen.

Hoera: het is een Plein!

Op maandag 4 juli stonden we om 08:30 uur bij de liften klaar met chocoladeflikken met blauwe/ roze en witte muisjes en een geboortekaartje om de medewerkers te feliciteren met hun nieuwe KB Plein. Namens Wij van Winkwaves feliciteren wij de Koninklijke Bibliotheek met de geboorte van KB Plein, dat jullie honger naar kennis delen maar gestild mag worden!