Uniek digitaal kennisdeel- en samenwerkplatform voor JBZ

Het bieden van zorg van voortreffelijke kwaliteit door efficiënt en zelfstandig samen te werken. Dat is de motivatie van het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ) om een samenwerking met Winkwaves aan te gaan. Op basis van social enterprise software Harmonics is een uniek digitaal kennisdeel- en samenwerkplatform voor de medewerkers en medisch specialisten van het JBZ gelanceerd.

Het meest patiëntgerichte en patiëntveilige ziekenhuis van Nederland

Met ruim 4000 medewerkers en 240 medisch specialisten is JBZ de grootste werkgever in de regio Den Bosch en één van de grootste opleidingsziekenhuizen in Nederland. Vanuit de zes dimensies van de kwaliteit van zorg worden hier jaarlijks meer dan 500.000 polikliniekenbezoeken en ruim 60.000 ziekenhuisopnames verzorgd. De ambitie: het meest patiëntgerichte en patiëntveilige ziekenhuis van Nederland.

Toen in 2011 het nieuwbouwziekenhuis gereed was, stond een nieuwe manier van kennis delen, samenwerken en communiceren op het programma. Marjolijn Scholman, digitaal communicatieadviseur bij het JBZ, deelde tijdens het Winkwaves praktijkseminar 23 april 2015 hoe de digitale kennisdeel- en samenwerkomgeving voor de medewerkers en medisch specialisten van het JBZ tot stand is gekomen en welke fasen doorlopen zijn.

Organisatiebreed samenwerken rond 6 dimensies van kwaliteit van zorg

De tijd dat er weer ruimte was om actief kennis te gaan delen met elkaar en medewerkers van het JBZ hun plekje in het nieuwbouwziekenhuis had gevonden rond 2011, werden de eerste stappen gemaakt rond de totstandkoming van het Kenniscafé, de digitale kennisdeel- en samenwerkomgeving van het JBZ op basis van social enterprise software Harmonics. De Raad van Bestuur kwam met de opdracht om een platform te ontwikkelen voor kennisdeling en samenwerking binnen organisatiebrede projecten rondom de zes dimensies van kwaliteit van zorg. Ook het faciliteren van sociale interactie tussen medewerkers en medisch specialisten stond hoog op het verlanglijstje.

In drie maanden live

De uitdaging zat hem in het tijdsbestek waarin dit platform er moest zijn: drie maanden. Al snel kwamen de kernvragen aan bod: Hoe stel je medewerkers in staat efficiënter kennis te delen, samen te werken en te communiceren? Vervolgens kwam de inrichting van een platform aan bod en werden er selectiecriteria voor een softwareleverancier opgesteld. Zo moest de software voldoen aan de wens om binnen een korte tijd live te kunnen gaan, met een beperkt budget te realiseren zijn, integratie / koppeling met andere systemen realiseren, beschikken over een gebruiksvriendelijke user interface én de vrijheid bieden om het platform zelf in te richten voor zowel beheerders als gebruikers.

De ontwikkeling en implementatie

De keuze voor de implementatie van een standaard applicatie en Winkwaves als leverancier werd gemaakt. Binnen de kortste keren stond het platform op basis van Harmonics technisch live. In mei 2013 is dat lege canvas ingevuld door het JBZ webteam waar Marjolijn sinds ruim twee jaar deel van uitmaakt. Huisstijl, content en het inrichten van groepen vormden de hoeksteen van het huidige Kenniscafé. Na de inrichting en lancering was daar de volgende uitdaging: het inspireren, stimuleren en faciliteren van het gebruik van het platform door de medewerkers en medisch specialisten van het JBZ.

"Tell me and I forget, teach me and I remember, involve me and I learn"

Inspiratiesessies en uitleg over de mogelijkheden van het Kenniscafé waren deel van het charmeoffensief om mensen bewust te maken van de mogelijkheden van het nieuwe platform. Marjolijn: "Als we mensen erover vertelden hadden ze in het begin echt geen idee. Het is echt een organisch proces geweest waarbij er steeds meer positieve energie ontstond. Steeds vaker hadden we mensen aan ons bureau met de vraag: Kun je ons ook komen vertellen hoe het Kenniscafé er dan uit ziet en hoe we het moeten gebruiken?" De behoefte was er bij de medewerkers om beter online te kunnen samenwerken. Marjolijn: "Zo ontstaan er lerenderwijs steeds mooiere connecties in kennis en expertise op het Kenniscafé."

Informatie op één plek samengebracht, overal en altijd toegankelijk

Deze digitale ontmoetingsplek maakt het voor medewerkers mogelijk om digitaal op één plek met elkaar samen te werken en kennis te delen. De toelichting in het persbericht van JBZ: "Een groot voordeel is dat het Kenniscafé overal toegankelijk is, vanuit huis, op het werk, via een computer en via tablet of mobiel. Alle informatie wordt op één plek samengebracht en verbindt medewerkers aan elkaar, zodat zij, samen, nog efficiënter hun werk kunnen doen."

"In het Kenniscafé kunnen medewerkers namelijk samen op één plek aan (organisatiebrede) projecten werken. Het is een makkelijk instrument om met elkaar van gedachten te wisselen en ideeën en ervaringen met elkaar te delen. Het Kenniscafé bevat bovendien een smoelenboek waarin je kunt opzoeken welke expertise of talenten collega’s hebben."